Por qué es fundamental implementar procesos en esta etapa 

Cuando estamos en este punto, lo que necesitamos es desarrollar un proceso consistente y constante para atraer clientes. 

Muchas personas que se encuentran en esta etapa cometen el error de poner todo su foco en la escala del negocio, cuando en realidad deberían enfocarse en los procesos. 

¿Por qué? 

Porque los procesos van a ser la estructura que permita el crecimiento del negocio. La escala va a ser el norte que guíe ese crecimiento y los procesos van a ser los escalones que te lleven a alcanzarla.

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Esto es lo que está frenando tu crecimiento

Si tu negocio está funcionando bien, tenés clientes, tenés ventas y tenés tracción pero no estás creciendo tanto como quisieras, seguramente sea por uno o varios de estos factores:  

Las operaciones a mano no escalan.

Esto quiere decir que vas a llegar a un punto en el que vas a necesitar implementar optimización y procesos para poder llegar más lejos. Las operaciones a mano tienen un límite. 

Un negocio puede crecer mucho con una sola persona. Eso es real. Se pueden generar negocios millonarios con una sola persona. Pero el factor a analizar es si querés seguir haciendo crecer más el negocio o preferís seguir siendo una sola persona. También considerar si estás buscando una vida que sea más equilibrada, tener más tiempo libre, etc.  

Relación 1:1 con el tiempo disponible.

En consonancia con el punto anterior, hay una relación 1:1 entre cada persona y el tiempo que tiene disponible, que es limitado. 

Todas las personas tenemos las mismas 24 horas en el día, el mismo nivel de energía, nos cansamos y necesitamos dormir. 

Llegado un punto de crecimiento del negocio, el tiempo no te va alcanzar para abarcar todas las tareas que implica tu negocio y lograr todo lo que estás buscando. 

La adquisición de clientes llega a un límite y el soporte al cliente consume cada vez más tiempo.

A medida que vamos creciendo, la adquisición de clientes también llega a un límite. Y al mismo tiempo, al tener más clientes, el tiempo que hay que dedicar a soporte es cada vez mayor. 

La atención al cliente demanda mucho tiempo, sobre todo si estás haciendo venta B2C (de empresa a consumidor final). Y si estás haciendo venta B2B (de empresa a empresa), todo el proceso de venta demanda muchísimo tiempo también. 

Si estás en esta situación es momento de analizar en base a tu vida abundante y libre de estrés, cuántos clientes necesitás tener en un año y cómo vas a hacer para poder realizar el proceso de venta con cada uno. 

En mi caso, yo hago consultoría a empresas y los procesos de venta son muy largos. Cerrar un cliente puede llevar meses y requiere varias etapas: un contacto inicial, presentar una propuesta, hacer seguimiento, hacer contratos y mucho más. Hay que considerar todas estas etapas a la hora de decidir sobre el crecimiento del negocio, los objetivos del mismo y las personas y recursos necesarios para lograrlo.  

Lo complejo crece a medida que el negocio crece

Lo complejo crece a medida que el negocio crece. Es algo que parece una obviedad, pero muchas veces no se tiene en cuenta. 

A medida que crecemos tenemos más clientes, que significan más consultas. Esas consultas nos van a demandar más tiempo. Tiempo que no vamos a estar dedicando a otras tareas que pueden ser prioritarias del negocio. Esta es otra razón por la que necesitamos empezar a desarrollar procesos. 

La solución a todas estas trabas es implementar procesos y optimización

Los procesos que vayamos a implementar y las tareas que decidamos optimizar dependen mucho de cada negocio y las acciones que implica. Igualmente, a continuación te dejo unos puntos clave que te van a guíar a la hora de hacer esto:  

Procedimentar y automatizar operaciones clave.

 La solución es generar la gran Coca-Cola. Es procedimentar y automatizar las operaciones clave del negocio. 

 Para hacerlo, necesitamos identificar nuestras actividades clave y definir procesos alrededor de las mismas. Si identificamos alguna acción que se pueda automatizar, también debemos hacerlo.  

Identificar tareas repetitivas.

Por otro lado, vamos a identificar cuáles son las tareas repetitivas del negocio, cuáles son esas cosas que se repiten todos los días y que hacemos siempre de la misma forma. En base a esas tareas tenemos que generar procesos que nos permitan optimizar el tiempo a la hora de realizarlas.  

Procedimentar la adquisición de clientes.

Llegado a este punto de crecimiento, vamos a tener que identificar las tareas y los procesos a través de los cuáles vamos a lograr clientes sean consistentes y constantes en el tiempo. De qué forma vamos a generar ventas constantes. 

Procedimentar la atención al cliente.

También es clave procedimentar la atención al cliente. Es una actividad que va a demandar cada vez más tiempo y es fundamental para el buen funcionamiento del negocio.

Separar las operaciones del tiempo humano.

Con esto me refiero a identificar cuáles son todas esas acciones que realizamos con anterioridad, que ya comprobamos que funcionan y transformarlas en procesos. 

Si estás buscando analizar tu negocio desde todas sus aristas para poder potenciarlo, sumate a la lista de espera de Negocios Exitosos

¿Qué tipo de actividades pueden transformarse en procesos?

Como mencioné al principio de este artículo, todas estas situaciones están planteadas en un escenario en que las personas a cargo del negocio ya transitaron una parte del desarrollo del producto o servicio, ya le están vendiendo a clientes y ya tienen datos que pueden convertirse en información útil para optimizar el tiempo. 

Toda esa información con la que se cuenta, de ventas, de proveedores, de lanzamientos, se transforma en procesos. 

Por ejemplo, podemos tener procesos de: 

• Atención al cliente
• Lanzamientos de nuevos productos
• Ciclo de venta
• Campañas
• Comunicación interna y externa 
• Contratación 

‍¿Cómo transformamos una serie de tareas en un proceso?

 Siguiendo estos pasos:  

1. Identificar objetivos del proceso, qué estas buscando lograr al realizarlo. 
2. Definir las etapas del proceso. Definí los grandes pasos que implica el proceso. 
3. Definir tareas y tiempos dentro de cada etapa.
4. Transformar todo en una check-list
5. Implementar plataformas de soporte como Google Drive o Trello. Esto va a ayudarte a la hora de compartir la información con un equipo. Y si no lo tenés todavía, te recomendo que igualmente desde cero, empieces a generar estos procesos para bajar toda la información que tenés y que te sirva en un futuro. 

 A modo de ejemplo te cuento que cuando iniciamos con Chicas en Tecnología, todo tenía su proceso desde cero, y todo estaba online. Ordenamos el negocio desde cero porque yo en ese momento estaba cansada de cruzarme con emprendimientos tecnológicos que estaban totalmente desordenados. Cuando llegábamos con el fondo a querer invertir, primero teníamos que hacer todo un proceso de ordenar el negocio para recién ahí poder hacer la inversión, y eso demanda muchísimo tiempo.  

Adelantarte y tener todo ordenado y digitalizado desde cero es clave. No importa que hoy no tengas un equipo o no estés buscando inversión externa. 

Ejemplo: Contratación de un nuevo rol de administración

A continuación, te muestro un ejemplo de cómo definir un proceso de contratación. En este caso es de un nuevo rol de administración, pero puede ser utilizado para otros puestos.

 Objetivos: 

Contratar 1 persona part-time que de soporte en tareas administrativas

‍Etapas: 

• Definición del perfil, características y competencias que estás buscando. Definición de las condiciones laborales. 
•  Lanzamiento de la convocatoria. Definir los canales a través de los cuales se va a hacer. Analizar si primero va a ser una búsqueda entre personas conocidas y luego pública o lo que necesite.
• Entrevistas. Definir la modalidad, la información que deseamos obtener, etc. 
• Contratación. Es todo lo que tengas que hacer una vez que hayas decidido quién es la persona que vas a sumar. Contratos, trámites, comunicaciones, etc. 

 Tareas y tiempos: 

Algunos ejemplos de las tareas serían: 

Definición del perfil: 

• Definir el perfil a buscar
• Escribirlo y cargarlo en una plataforma

Lanzamiento de la convocatoria: 

• Definir modalidad de convocatoria
• Armar formulario de aplización 
• Lanzar convocatoria en redes
• Filtrar primeros candidatos

Entrevistas: 

• Comunicarse con candidatos
• Agendar entrevistas
• Realizar entrevistas
• Seleccionar candidato a contratar

Contratación: 

• Comunicarse con la persona elegida
• Escribir contrato 
• Realizar trámites correspondientes 

Todas estas tareas deben tener definidas las fechas límite en las que deben realizarse. 

Transformarlo en una check-list, trasladarlo a Google Drive y Trello.

Todo este proceso debe quedar registrado en un archivo en Google Drive o alguna plataforma de soporte y cada tarea en específico puede cargarse en Trello para hacer seguimiento del estado del proceso. 

‍Si querés saber cuándo es el momento correcto para contratar equipo, dale play a este video:

Algo tan simple te puede ahorrar mucho tiempo 

Este ejemplo tan simple puede convertirse en un proceso de contratación dentro de tu negocio. Dejar esto plasmado en un archivo te va a ahorrar mucho tiempo a al hora de volver a realizar una contratación en este caso o lo que implique cada proceso que implementes.

En el momento en el que sumes personas a tu equipo, tener procesos te va a facilitar a la hora de realizar la inducción de esa personas.

Espero que este artículo y el ejemplo te haya servido y puedas aplicarlo en tu negocio para potenciar su crecimiento.