Uno de los principales problemas que solemos tener cuando definimos reuniones con nuestros equipos/socios para tratar temas en particular y decidir cursos de acción es que es fácil perderse, perder el enfoque y caer en la trampa de tener debates inútiles, eternos y abiertos.
Todxs conocemos la reunión de 3hrs de duración que no aporta ningún valor, todxs hablando y cuando llega el final vemos que no generamos ninguna acción real respecto al tema que nos convocaba. Estoy totalmente en contra de este tipo de reuniones. Es hora que dejemos de perder el tiempo y empecemos a generar resultados reales. La reunión es un medio para un fin, no un fin en sí mismo.
Nuestro tiempo y el tiempo de nuestros proyectos es demasiado valioso para tener reuniones sin resultados claros.
La siguiente va a ser una guía práctica sobre una técnica que aplicamos en nuestro equipo y los invito a que usen en sus próximas reuniones con el objetivo de evitar discusiones innecesarias, definir acciones concretas, ejecutarlas y validarlas.
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Metodología creada por AJ&Smart
La solución más efectiva que he encontrado para no caer en la trampa que mencionaba más arriba se llama Lightning Decision Jam (LDJ). Para lograr hacer las reuniones más productivas y eficientes reemplazamos todas las discusiones abiertas y no estructuradas con un proceso claro.
Al principio esto se sentirá absolutamente extraño, estamos muy acostumbradxs a tener conversaciones eternas para tomar decisiones, a veces tan eternas que no llegamos a ningún resultado. La libertad para debatir a veces se considera conducente para la creatividad, y lo es, pero muchas veces también suele ser el enemigo.
Estructura y disciplina crean la libertad necesaria para ser creativxs.
La única forma en que verás los resultados del LDJ es poniéndolo en práctica con tu equipo e intentándolo. Esta técnica no te tomará más de 45min y generará mayores resultados que cualquier reunión que hayas tenido en el pasado.
Materiales que vas a necesitar:
Líder del LDJ
Tienen que elegir alguien que lidere/modere el ejercicio. Puede participar del proceso y aportar también en los ejercicios pero el objetivo de esa persona es ayudar a que no se generen discusiones, se cumple el tiempo, se sigan los pasos y se logren los objetivos.
Arranquemos! Pasos:
Lo ideal es empezar este ejercicio ya con un problema en mente que queramos resolver. Al empezar la sesión quien modere va a hacer una introducción a todo el equipo sobre cómo se va a desarrollar el ejercicio y cuál es el objetivo de la dinámica. Los problemas/objetivos pueden ser cosas cómo: “no estamos alcanzando las métricas de rendimiento del trimestre”, “tenemos alta rotación en el equipo”, “el proceso de ventas con posibles clientes es muy largo y poco efectivo”, etc. Como ejemplo voy a usar un problema que encaramos con mi equipo hace poco tiempo.
Para empezar, quien modere va a escribir en un post-it el problema y lo va a colocar en la parte superior de la superficie en la que estemos trabajando para que todo el equipo pueda verlo.
Este ejercicio es conocido como “HMW” o How Might We, y pueden encontrarlo en el libro Design Sprint de Jake Knapp. Lo que implica es reformular el problema/objetivo y plantearlo como un desafío usando el enunciado: ¿Cómo podríamos…?
Transformar el problema en un desafío va a ayudarnos a dirigir al equipo a crear soluciones y ser más amplios en sus propuestas.
Veamos un ejemplo: el problema que tenemos dice: “Los equipos no están al tanto del estado de los programas y existe un bache en la información que los proyectos necesitan para lograr sus objetivos”. Reformular el post-it en un formato de “How Might We” o “Cómo Podríamos” nos permite hacer que sea solvente y estandarizar la forma en que se escriben los desafíos. Así es como el problema podría reescribirse en un desafío más general:
Quien modere va a colocar el post-it rectangular debajo del problema para que todos puedan verlo.
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Ahora a cada miembro del equipo se le da en 7 minutos para escribir en los post-it cuadrados del otro color tantas soluciones posibles como se les ocurran para abordar el desafío. En este momento nadie puede hablar sino que sólo se concentrara en sacar la mayor cantidad de post-it individualmente con las soluciones que se le ocurran. Esta dinámica permite que se desarrollen una gran cantidad de posibles soluciones sin ninguna discusión. Es importante que quien modere le diga a los miembros del equipo que estamos buscando cantidad por encima de calidad, más adelante vamos a filtrar.
Las soluciones no tienen que estar escritas de manera particular, pero deben ser comprensibles para las personas que leen. No habrá presentación individual de las soluciones que pensó cada persona, ya que esto crea un sesgo hacia quienes tienen mejores habilidades para presentar.
Una vez que han transcurrido los 7 minutos, todos pasan a pegar sus ideas en la superficie en la que estemos trabajando lo más rápido posible, sin necesidad de estar ordenadas, simplemente las colocan en cualquier lugar, esto solo debería requerir un minuto.
Para la votación el moderador le da un sharpie o marcador a cada miembro del equipo y le informa que tiene 6 puntos para votar. Ahora todos los miembros del equipo deben votar sobre las soluciones que consideren más pertinentes para implementar, sin discusión. Cada persona pasa con su marcador y marca con un punto los post-it con soluciones que le parezcan más relevantes.
Pueden votar sus propios post-it y pueden poner hasta 3 puntos en un mismo post-it por persona. Como los miembros van a necesitar leer cada post-it para votar, tienen un poco más de tiempo, esta vez 10 minutos.
Ahora quien modere toma rápidamente las soluciones votadas y las ordena en orden de prioridad. Ignoren cualquier post-it con menos de dos votos. Terminarán con una lista priorizada de soluciones como la siguiente:
A este punto va a quedar claro visualmente que algunas soluciones son más populares pero es importante saber cuánto esfuerzo se requiere para ejecutar cada una. Para quienes me sigan en Instagram saben que ya hablé en el pasado de la Matriz Esfuerzo/Impacto. Este es un sistema simple para determinar qué soluciones probar lo antes posible y cuáles deberíamos agregar a una lista de to-do, nuestro Trello, o como sea que nos organicemos en equipo.
Quien modere debe ser muy proactivx en este paso, ya que es la única persona que puede abrir una discusión. Esta persona ahora tomará cada solución una por una y las presentará sobre la escala de esfuerzo/impacto. Esfuerzo, en este caso, es cuánto esfuerzo creemos, como equipo, que llevará implementar esta solución, e impacto es el grado en el que creemos que resolverá nuestro problema.
Esto es lo que quien modera debe hacer: tomar la solución más votada, colocarla sobre el centro de la escala E /I y simplemente preguntar “más arriba o más abajo”, NADA MÁS: por lo general, algunas pequeñas discusiones surgirán, por lo que quien modere debe ser diligente en encontrar un consenso y detener cualquier conversación que se extienda más allá de los 20 segundos.
Una vez que se hayan agregado todas las soluciones prioritarios a la escala, tendrán algo que se verá así:
Ahora tienen una visión clara de qué soluciones de alto impacto podrían ejecutarse y probarse muy rápidamente (las que están en el sector verde en la esquina superior izquierda), y qué soluciones de alto impacto requerirán más esfuerzo (arriba a la derecha).
Esta es una de las partes más importantes y es lo que suele faltar en casi todas las reuniones que tenemos. Terminar con tareas accionables que podamos medir. Ahora quien modere tomará las soluciones que están en el sector verde de la escala y le pedirá a la persona que escribió la solución que desarrolle tareas accionables que podríamos implementar para probar la solución. Cuando digo accionable, realmente me refiero a algo que podría ejecutarse en el plazo de 1 o 2 semanas. Lo ideal es un experimento de 1 semana, pero por supuesto esto dependerá de lo que implique la solución.
Veamos un ejemplo:
Una vez que todas estas soluciones estén escritas, ahora el equipo cuenta con tareas accionables a las que pueden comprometerse y medir los resultados.
¡Eso es todo! En muy poco tiempo, su equipo fue capaz de dejar de boludear definir desafíos importantes, producir soluciones y priorizar qué ejecutar casi sin discusión.
Si leiste hasta acá, gracias ❤️ (era un artículo largo). Contame si usas el ejercicio LDj.
